Businesscase: MKB bedrijf zonder vaste kantoorlocatie

Aloecaring is een bedrijf dat wereldwijd biologische huidverzorgingsproducten en voedingssupplementen verkoopt. Het verkoopkantoor voor de Benelux en Oost Europa zetelt in Nederland en heeft 6 medewerkers. Dit jaar heeft de onderneming besloten de bestaande kantoorlocatie op te heffen en volledig vanuit huis en flexibele werkplekken te opereren. Dit biedt de werknemers, die toch al vaak onderweg en in het buitenland zijn, meer flexibiliteit en bespaard tienduizenden euro’s per jaar op de kosten van huisvesting. Lees verder over de gewenste oplossing, de gerealiseerde oplossing en het budget/investeringsbedrag.

De vraag

Aloecaring wil alle bestanden, e-mail en agenda’s van medewerkers centraal en veilig op 1 locatie hebben. Alle medewerkers moeten vanaf hun thuiswerkplek en flexibele werkplekken in bijv. hotels en op luchthavens bij deze informatie kunnen. Er is geen systeembeheerder binnen het bedrijf dus het onderhoud van de server en eventuele gebruikersondersteuning moet worden uitbesteed.

Budget

Het startbudget is EUR 4.000,-

De oplossing

Campai heeft een snelle server aangeboden met voldoende capaciteit om eventuele groei te faciliteren. De twee harde schijven zijn ingesteld als elkaars spiegelbeeld zodat de één de taak van de ander kan overnemen mocht er een probleem optreden. De server is geplaatst in een professioneel datacentrum. De voordelen hiervan zijn o.a. dat deze ruimte beveiligd en gekoeld is en voorzien van een noodstroomvoorziening. Daarnaast heeft deze locatie beschikking over een enorm snelle internetverbinding (20 tot 50 keer zo snel als een standaard verbinding).

Op de server draait Microsoft Small Business Server 2003 met MS Exchange voor het delen van e-mail, contacten en agenda’s. Campai stelt de server zo in dat de medewerkers overal ter wereld via internet hun Outlook gegevens kunnen raadplegen. Daarnaast beschikken alle thuiswerkplekken over een VPN verbinding om zonder een apart programma op te starten veilig bij de centrale bestanden te kunnen. Om via andere werkstations bij de eigen bestanden te kunnen komen installeert Campai een programma dat medewerkers de mogelijkheid geeft om op afstand veilig in te loggen op de server om bestanden te raadplegen (Remote Desktop).

Campai zal de server proactief monitoren zodat eventuele problemen voortijdig kunnen worden opgemerkt en verholpen. Denkt u hierbij aan volle schijven, verminderde prestaties of disfunctioneren van software. Via een remote backup dienst wordt elke nacht automatische en backup gemaakt die in geval van nood eenvoudig kan worden teruggezet. Medewerkers kunnen bij problemen contact opnemen met de Campai servicedesk voor directe ondersteuning op afstand.

Investeringsbedrag

Investering voor hardware, software en installatie:  EUR 3.850,–
Maandelijkse kosten voor de server ruimte, monitoring en backups:  EUR 250,-

Doorgroeimogelijkheden

Als het bedrijf groeit of nóg meer flexibiliteit wil bieden aan haar werknemers dan zijn er nog de volgende mogelijkheden;

• Het installeren van bijv. MS Office op de server zodat werknemers via Remote Desktop altijd over hun eigen zakelijke desktop kunnen beschikken. Inclusief Word, Excel, Outlook, en alle eventuele andere programma’s en instellingen (dus niet alleen de eigen bestanden, maar óók de eigen programma’s).
• Mobiel internet op de laptops om werkelijk overal in te kunnen loggen op de eigen Virtual Desktop.
• PDA of Smartphone met push-mail om direct op een mobieltje e-mail en agenda’s te kunnen raadplegen.

Mocht u vragen hebben over deze businesscase of de mogelijkheden voor uw organisatie dan horen wij dat graag. U kunt ons bereiken per e-mail, of telefonisch via 079-3637050. U kunt natuurlijk ook een reactie achterlaten op dit artikel.