www.youtube.com/watch?v=lO7G127dooE

Met de O3Spaces e-mailintegratie kan je eenvoudig documenten en e-mails met betrekking tot een onderwerp, project of dossier op de juiste plek opslaan. Kostbare informatie is niet langer verspreid over netwerkschijven, e-mailfolders en PC’s. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Zimbra of Zarafa worden een gestructureerd integraal onderdeel van het samenwerken aan documenten en projecten.

1) Je kunt relevante e-mails rechtstreeks vanuit de e-mailclient direct naar een teamworkspace of dossier publiceren

2) Bekijk de e-mailberichten in de webomgeving, voeg opmerkingen toe aan e-mails en publiceer of download de bijbehorende bijlagen.

3) Je kunt bijlagen voor een e-mailbericht rechtstreeks uit een Workspace halen.

Een nieuw product dat op korte termijn officieel aan ons portfolio van MKB Collaboration tools zal worden toegevoegd is O3Spaces Workplace. Een Web 2.0 oplossing voor Documentbeheer & Samenwerken (Collaboration).

Een prijstechnisch interessant en platform onafhankelijk alternatief voor MS Sharepoint. O3Spaces vult de leegte in de driehoek e-mail server, office pakket en documentbeheer omgeving. Onafhankelijk van de Office, E-mail en Calendar oplossingen die reeds worden gebruikt!

Functie voor gebruiker

O3Spaces richt zich op het delen van, samenwerken aan en beheren van documenten. De documenten kunnen benaderd worden via een gebruiksvriendelijke web-interface, via een stand-alone-programma met de naam Workplace Assistant, of via plugins voor office-pakketten als OpenOffice.org, StarOffice en Microsoft Office.

Voordelen voor organisatie

O3Spaces Workplace waarborgt IT-keuzevrijheid en biedt onafhankelijk van Officeprogramma en besturingssysteem (Microsoft Windows, Linux, Solaris of Mac OS X). Gebruiksvriendelijke functionaliteit voor documentbeheer en collaboration voor teams, werkgroepen en afdelingen. Snelle installatie en implementatietijd.

Positionering

Het vult de leegte in de driehoek e-mail server, office pakket en documentbeheer omgeving voor office omgevingen, onafhankelijk van de Office, E-mail en Calendar oplossingen die reeds worden gebruikt. Opzet is vergelijkbaar met Microsoft Sharepoint en EMC Documentum. Prijstechnisch alleen veel interessanter voor MKB.

Referenties

Een recent voorbeeld van Workplace binnen een organisatie is te vinden bij het Octrooicentrum Nederland (OCNL) dat O3Spaces verkoos als oplossing voor documentbeheer en samenwerken. Sander Mittertreiner, projectleider OpenSource Desktop bij OCNL legt uit; “O3Spaces Workplace wordt enerzijds ingevoerd als centrale ‘document repository’ om de productiviteit en de vindbaarheid van informatie te verbeteren. Anderzijds fungeert O3Spaces als spil tussen onze office-omgeving (Open Office) en e-mailsysteem (Zarafa), waarbij beide direct aan de document-omgeving gekoppeld worden”. Campai verzorgt bij OCNL de Zarafa implementatie.

Andere referenties zijn o.a. NASA, BMW en Princeton University.

Edities

De Express Editie is een out-of-the-box oplossing voor documentbeheer en samenwerken voor afdelingen,werkgroepen en het MKB. De Enterprise Editie is de schaalbare content management server bedoeld voor organisaties die een verfijnde oplossing voor documentbeheer zoeken die geschikt is om gericht primaire document-centrische processen te stroomlijnen.

Beide edities zijn beschikbaar als traditionele installaties ‘op locatie’ en als O3Spaces On-Demand dienst (SAAS).

Meer info:

www.o3spaces.nl

Octrooicentrum Nederland, onderdeel van het Ministerie van EZ en 1 van de 3 pilot projecten voor NOiV (Nederland Open in Verbinding), is een mooie businesscase met Zarafa, SugarCRM en O3Spaces. Campai heeft bij dit project de implementatie van Zarafa gedaan. Dit stukje is de inzet uit dit artikel uit de Automatiseringsgids.

De overstap op open source levert het Octrooibureau, naar schatting van projectleider Sander Mittertreiner, uiteindelijk een besparing op van een procent of 10 à 15. Dat vertaalt zich in een terugverdientijd van twee à drie jaar.

Vendor-Lock in
De belangrijkste reden voor de overstap ligt volgens Mittertreiner echter niet in de rechtstreekse besparingen, maar in de ontsnapping aan een dreigende vendor-lock in, die op termijn alleen maar verder kostenverhogend en/of performance-verlagend kan werken: “De bestaande omgeving was sterk aan Windows en Microsoft gebonden, met als gevolg dat je eigenlijk alleen op dat pad verder kon. Dat is een situatie waarbij in feite de leverancier aan het roer van onze IT zou staan. Nu, dat willen we niet. Niet alleen op principiële gronden niet, maar ook niet omdat zo’n vendor lock-in op den duur ook zakelijk een beperkende factor wordt.”

De keten van complexe afhankelijkheden die het Octrooibureau samen met zijn open-sourceleveranciers moest zien te ontwarren, illustreert hoe zo’n vendor lock-in in de praktijk werkt:

• Om reden van beheersbaarheid en kosten wordt gekozen voor thin clients onder een gestripte miniversie van Linux. Mooi, maar er is geen Linux-mailclient die met Exchange communiceert. Daarom wordt gemigreerd naar de Linux mail/agenda-server Zarafa. Dat is tevens zakelijk handig, want de subscription voor dit open-sourceproduct van eigen bodem, kost slechts een derde van wat Microsoft voor een Exchange-licentie in rekening pleegt te brengen.

• Maar voor de agenda-afstemming met andere afdelingen van Economische Zaken wordt veel gebruikgemaakt van de collaboration server van Quest en die ‘praat’ alleen maar met Exchange-servers. Op Mittertreiners vraag aan Quest of ze een koppeling met Zarafa zouden willen maken, luidde het antwoord ‘nee’. “Zouden ze dan wellicht de specificaties vrij willen geven op basis waarvan Zarafa een koppeling met Quest zou kunnen maken?” Opnieuw was het antwoord een kort en bondig ‘nee’.De enige oplossing voor deze situatie was van de nood een deugd te maken en Zarafa aan te sluiten op Exchange Server, dat op zijn beurt als vanouds met Quest communiceert. Een beetje ingewikkeld, maar wel met het bijkomstige voordeel dat Exchange Server voorlopig beschikbaar blijft en voor gebruikers een geleidelijke overgang naar Zarafa mogelijk maakt. Tenminste, als het lukt om Exchange en Zarafa elkaar inhoudelijk te laten schaduwdraaien. Ook dat vergde programmeerwerk wat alleen mogelijk was op basis van inzicht in de code, zoals eigenlijk alleen open source dat biedt. Die klus werd binnen enkele weken geklaard door AT Consultancy.Mittertreiner is met die oplossing zeer in zijn nopjes: “De vrijheid om te kiezen tussen de vertrouwde Microsoft-omgeving of de open source webbased client van Zarafa maakt een gewenningsperiode mogelijk, waardoor gebruikers ongetwijfeld minder problemen zullen ondervinden. Het betekent ook dat we wat meer de tijd kunnen nemen om iedereen te trainen in de omgang met de nieuwe systemen.” Uiteindelijke moeten extra features zoals geïntegreerde uitwisselingen met het open source CRM Sugar en het eveneens open source DMS O3Spaces ervoor zorgen dat de nieuwe omgeving op den duur ieders favoriet zal worden.

• Dat interoperabiliteitsprobleem tussen de Linux-clients en de verdere bedrijfsomgeving herhaalde zich nog eens ten aanzien van de bedrijfstoepassingen zoals documentmanagement, waarvoor in een volgende fase van het project dan ook wordt uitgeweken naar open-sourceoplossingen in de vorm van en O3Spaces.

Voor meer informatie over Zarafa, O3Spaces of dit project, neem dan contact op met Campai op 079 – 363 7050 en vraag naar Diederik of Roland.